Conseils d'experts

Anticiper le déménagement

Pour que votre déménagement se déroule idéalement, il vous faut l’anticiper bien en amont. Et vous poser les bonnes questions. La première d’entre elles peut paraître évidente, mais il est crucial d’être bien au clair : pourquoi voulez-vous déménager ? Et en corollaire : qu’est-ce qui vous manque actuellement dans vos locaux et que souhaiteriez-vous posséder dans vos futurs bureaux ? Soyez le plus spécifique possible sur vos besoins et n’éludez aucun aspect. Par ailleurs, si vous déménagez pour anticiper une croissance des équipes, il vous faudra calculer rigoureusement la taille de vos futurs bureaux, en appliquant certaines règles. Une fois vos besoins déterminés, consignez-les dans un cahier des charges. Ce passage à l’écrit vous aidera à vous fixer dans vos recherches. Car c’est bien entendu l’étape suivante : il vous faut trouver les nouveaux bureaux correspondant aux spécificités de votre entreprise. En complément de vos besoins, vous devez également définir votre budget et votre zone de recherche, ces deux éléments pouvant s’influencer mutuellement. Ensuite, il n’y a pas de méthode miracle : trouver les locaux professionnels parfaits requiert du temps et de la patience. Si vous voulez vous économiser ce travail délicat, vous pouvez faire appel à une société de conseil en immobilier d’entreprise. Cela vous fera gagner du temps et vous aurez l’assurance de confier votre recherche à des professionnels expérimentés.

Préparer le déménagement

Pour préparer au mieux votre déménagement professionnel, il est impératif d’impliquer vos équipes, et ce, le plus tôt possible. Dans l’idéal, il faut communiquer auprès de vos salariés dès que la décision de déménager est définitivement entérinée. Premièrement, cela permet à vos collaborateurs de pouvoir se préparer, matériellement et psychologiquement, à ce déménagement et de ne pas trop subir les événements. D’autre part, toutes les forces vives sont précieuses dans cette étape et peut-être certains de vos employés auront des pistes pour les futurs locaux. Quoi qu’il en soit, il est important d’écouter leurs propositions et de les embarquer à chaque étape de ce projet, qui influence nécessairement la vie de toute l’entreprise. Ensuite, au bout d’un certain temps passé à chercher les nouveaux bureaux, avec le concours de vos équipes et éventuellement d’un cabinet de conseil en immobilier, vous allez finir par trouver les locaux parfaits pour votre entreprise. À ce moment, vous allez entrer en négociation avec le bailleur. Une nouvelle fois, il s’agit d’être rigoureux, pour vérifier chaque clause du contrat. Vous pourrez également négocier certains éléments non négligeables, tels que le montant du loyer, le dépôt de garantie ou d’éventuels travaux à effectuer. Et une fois que tout est vérifié, vous pouvez signer et annoncer la bonne nouvelle à vos employés !

Organiser le déménagement

Tout est alors prêt pour partir à la conquête de vos nouveaux locaux. À partir de là, il vous faut tout mettre en œuvre pour que votre déménagement se déroule de façon fluide. Et pour cela, prenez de l’avance. Commencez tout d’abord par vous occuper de vos bureaux actuels, et très prochainement anciens bureaux. Premièrement, vous devez prévenir votre bailleur de votre départ, par lettre recommandée, en respectant le préavis fixé, qui est généralement de 6 mois. De plus, songez dès à présent que, pour éviter tout problème lors de l’état des lieux de sortie, vous devrez faire le ménage de vos anciens locaux. N’hésitez pas à faire appel à des sociétés de nettoyage et à comparer leurs tarifs, pour vous assurer de rendre les bureaux dans un état impeccable. Ensuite, il vous faut organiser votre déménagement de façon précise, en établissant minutieusement son planning. Listez toutes les tâches à effectuer, estimez leur durée et leur ordre, et enfin, une nouvelle fois, consignez le tout dans un cahier des charges. C’est ce document qui vous servira de référence, et qui sera également votre pilier pour sélectionner votre prestataire. En effet, vous allez certainement faire appel à une société de déménagement, donc il est important de pouvoir leur présenter vos besoins précis. N’hésitez pas à demander plusieurs devis, afin d’avoir toutes les cartes en mains pour choisir votre déménageur. Par ailleurs, responsabilisez vos équipes en interne, notamment en nommant un responsable du déménagement par service. Il aura un rôle de coordinateur au sein de son département et s’assurera du bon déroulé des opérations. Vous pourrez alors passer à l’étape de tri de vos affaires et de vos meubles, puis à l’étiquetage de vos cartons. Si vous le souhaitez, vous pouvez donner une feuille de route à chaque employé, en passant par les responsables déménagement de chaque service. Enfin, portez un soin particulier à votre parc informatique, déménagé au dernier moment, qui contient vraisemblablement l’ensemble des données de votre entreprise.

Finaliser le déménagement

Si vous avez été rigoureux dans la préparation et l’organisation de votre déménagement, il ne devrait pas y avoir de problème le jour J. Vous pouvez alors apporter les touches finales, à commencer par les formalités administratives. Des démarches, qu’il faudra également anticiper ! Ainsi, n’oubliez pas de changer votre adresse professionnelle, les lignes téléphoniques et de mettre à jour vos documents d’entreprise. En dernier lieu, vous allez pouvoir personnaliser vos nouveaux locaux, avec du mobilier de bureau et des éléments de décoration, en fonction de l’identité de votre entreprise. Ne négligez ni le confort ni l’ergonomie de votre nouvel espace, pour le bien-être de vos équipes. Vous serez alors dans les meilleures dispositions pour poursuivre, tous ensemble, la croissance de votre entreprise.